BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER I LØREN STASJON EIERSEKSJONSSAMEIE

I forbindelse med drift av sameiet behandler styret personopplysninger om seksjonseiere, andre beboere, ansatte hos samarbeidspartnere og lignende. Nedenfor finner du informasjon om rutiner for behandling av personopplysninger i sameiet, herunder hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor sameiet gjør dette og de registrertes rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene i sameiet er Løren Stasjon Eierseksjonssameie ved styreleder.  Organisasjonsnummer 918 161 368.

Postadresse:      Løren Stasjon Eierseksjonssameie

                               v/Sebra Forvaltning, Gladengveien 1, 0661 Oslo

Epost:                   styret@lorenstasjon.no

1.       Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn 

Personopplysninger om andelseierne: Opplysningene som behandles er navn, adresse, epost, telefonnummer, personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse.

Behandlingen skjer både fordi den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (eierseksjonsloven), samt for å ivareta sameiets interesse av forsvarlig drift av sameiet. Eksempler på formål kan være avholdelse av årsmøte, fakturering av felleskostnader og oppfølgning av mislighold. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen. 

Personopplysninger om leiere/andre brukere av boligen: Opplysningen som behandles er navn, adresse, epostadresse, telefonnummer og personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse. 

Behandlingen er nødvendig både for å oppfylle en rettslig forpliktelse (eierseksjonsloven samt ivareta sameiets interesse av forsvarlig drift av sameiet. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen. 

Personopplysninger om ansatte hos samarbeidspartnere: Opplysninger som behandles er navn, epostadresse og evt. annen kontaktinformasjon. 

Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig for drift av sameiet. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen. 

Personopplysninger knyttet til epostkommunikasjon med andre: Navn, epostadresse, samt eventuelle personopplysninger som fremgår av eposten. Behandlingen skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig i forbindelse med den daglige driften av sameiet. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne interessen.

Sameiets nettside: Vi behandler personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid personvernet ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. Videre sletter vi personopplysningene som samles inn via nettsiden daglig.

2.       Utlevering av personopplysninger til andre 

Sameiet gir ikke personopplysningene videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. 

Sameiet bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på sameiets vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.  Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

Eks 1: Sebra Forvaltning

Eks 2: AltiBox – Viken Fiber

3.       Lagringstid 

Sameiet lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. 

I henhold til eierseksjonsloven skal det føres årsmøteprotokoll og protokoll over styresaker. Personopplysninger som fremkommer her slettes ikke. 

4.       Tilgang og sikring av opplysningene

Sameiet skal sørge for forsvarlig oppbevaring av personopplysninger slik at ikke uvedkommende har tilgang til dem. Pc, mobiltelefon og andre plattformer hvor det lagers informasjon har passordbeskyttet tilgang.

All korrespondanse, avtaler og andre dokumenter skal primært arkiveres i Portalen.

5.       Rettigheter for de registrerte 

Personene sameiet har registrert opplysninger om kan i utgangspunktet ha rett til å kreve innsyn, retting og sletting av opplysningene, men det kan være unntak for dette. Mer informasjon om rettigheter finnes på www.datatilsynet.no.   

Oslo. 1. juli 2018

_______________________________________________________________________________________

Rutine for sikkerhetskameraer i sameier/borettslag m.m.

Innledning

Oppføring av sikkerhetskameraer er besluttet på årsmøte den 4. april 2018. Se årsmøteprotokoll 2017.

Beskrivelse av overvåkningen

Løren Stasjon Eierseksjonssameie har sikkerhetskameraer fordelt på følgende lokaliteter. I og utenfor garasjeanlegg med innkjøring fra Gildevangen.

Kameraene er digitale og tar opp kun bilder for lagring inntil 7 døgn før sletting.

Kameraene utløses av fotocelle, og er kontinuerlig i bruk. Monitorer knyttet til sikkerhetskameraene er plassert i avlåst skap i låst teknisk rom.

Formålet med sikkerhetskameraer og behandlingsgrunnlag

Sikkerhetskameraene benyttes for formål å forebygge og oppklare innbrudd, hærverk og annen ordensforstyrrelse.

Overvåkningen anses lite belastende for beboere, gjester og andre besøkende. Og finner behandlingsgrunnlag i Personvernforordningen art. 6, nr. 1 bokstav f.

Informasjon og varsling

Beboere og andre berørte er informert om overvåkningen og denne rutinen ved skilting.

Sikkerhetskameraene er varslet med skilt ved inngangen til alle områder som blir overvåket.

Ved flytting eller oppføring av nye kameraer skal det kontrolleres at overvåket område er tilstrekkelig skiltet. Ansvaret for oppfølging av dette er delegert til Enter Security AS.

Enhver som avbildet har i tillegg rett til å få informasjon i tråd med personvernforordningen art. 13, herunder informasjon om formålene med behandlingen av personopplysningene (sikkerhetskameraene), det rettslige grunnlaget for behandlingen og hvor lenge opptakene lagres.

Sletting

Opptak slettes normalt én uke etter at opptakene er gjort.

Hvis det er sannsynlig at opptaket vil bli utlevert til politiet i forbindelse med etterforskning av straffbare handlinger eller ulykker, vil opptakene bli lagret i inntil 30 dager.

Sletting skjer automatisk ved at bildene slettes.

Ansvaret for den praktiske gjennomføringen av sletting er delegert til Enter Security AS.

Fremgangsmåte for bruk av bilder/opptak for de nevnte formål

Dersom det oppstår situasjoner som gir grunnlag for å hente ut bilder/opptak fra sikkerhetskameraene skal dette håndteres av Styret. Bildene/opptakene kan da kopieres over på et egnet medium for videre bruk.

Kopiene av bilder/opptak fra overvåkningen kan lagres dersom videre lagring oppfyller vilkårene i personvernforordningen art. 6 og evt. art. 9.

Bilder/opptak skal lagres hos Styret slik at de ikke kommer uvedkommende i hende. Kun personer som har saklig behov kan få tilgang på bilder/opptak.

Bildene/opptakene kan i anledning oppfølging av konkrete forhold overleveres til advokat eller annen rådgiver som behandler saken på vegne av Styret. Dette er ikke å anse som en utlevering av personopplysninger.

Bildene/opptakene kan utleveres til politiet i tilknytning til eventuell anmeldelse av forholdet.

Innsyn

Enhver som er avbildet på opptakene har rett til innsyn i bilder/opptak av seg selv. Innsyn er alltid gratis/kostnadsfritt for den avbildede.

Dersom bildene/opptakene også viser andre enkeltpersoner må bildene/opptakene sladdes eller samtykke fra de øvrige avbildede innhentes før innsyn gis.

Innsyn skal gis uten ubegrunnet opphold.  Mottatt krav om innsyn gir ikke i seg selv grunnlag for utvidet lagringstid. Innsyn må derfor gis så snart at slettefristene kan overholdes.

Innsynet gis ved at den avbildede får tilgang til å se opptak hos Styret.

Ansvaret for den praktiske håndteringen av innsyn er delegert til Styret.

Utlevering

Bilder/Opptak fra sikkerhetskameraene skal ikke utleveres til utenforstående uten de avbildedes samtykke.

Unntak gjelder for utlevering til politiet ved etterforskning av straffbare handlinger eller ulykker og tilfeller der utleveringen følger av lov.

Den som ønsker bilder/opptak utlevert må godtgjøre overfor Styret at det finnes et lovlig grunnlag for utleveringen før utlevering kan finnes sted. Eventuelle samtykker skal fremlegges skriftlig og angi hva som kan utleveres og til hvem og være signert av den avbildede.

Utlevering innebærer at kopi av bilde/opptak utleveres i egnet format. Originalene beholdes av og er gjenstand for sletting etter reglene for dette.

Bilder/opptak skal aldri legges ut på Intranett, Internett eller benyttes i oppslag.

Ansvaret for den praktiske håndteringen av utlevering er delegert til Styret.

Evaluering

Sikkerhetskameraene og denne rutinen skal evalueres jevnlig/hvert annet år, samt dersom det skjer endringer som får betydning for denne rutinen.

Ansvarlig for evalueringen er Styret.

Oslo, 1. juli 2018